北京金隅投资物业管理集团有限公司(以下简称“投资物业管理集团”)作为金隅集团所属二级集团公司,负责集团投资性物业板块的管理和专业化运营,业态丰富多样,是金隅集团发展服务业的主要载体。近年来,在市国资委和金隅集团带领下,投资物业管理集团深入贯彻合规管理工作要求,通过构建具有企业特色的合规管理体系,提升公司治理现代化水平,进而提升企业核心竞争力。
一、主动合规,守住企业“生命线”
广泛调研打基石,探索合规管理体系新篇
投资物业管理集团合规管理体系建设围绕“广泛调研,摸清家底,理清思路,做好规划”,2021年率先同市场上的合规中介机构进行了深入沟通和访谈,主动学习合规知识,为合规管理体系建设做好储备。通过与第三方专业机构的沟通协作,结合投资物业管理集团及所属企业的管理现状,针对不同企业、不同岗位人员设计合规访谈提纲,组织合规访谈10余场,了解各级员工对合规的认识和公司管理现状的看法;分析公司治理结构、制度文件、纠纷案件、各类巡察检查反馈问题及不合规事件等材料,并对标其他类似行业的央企国企合规建设工作经验,完成合规管理现状评估工作;深入领会合规管理建设的最新文件精神,奠定合规管理体系建设方案编制基础。
顶层统一知方向,纵深推进合规体系建设
投资物业管理集团在前期广泛调研的基础上,积极响应金隅集团合规管理体系建设各项安排部署,成立由党委书记、董事长亲自负责的合规管理领导小组,统一领导、组织协调和部署落实合规管理体系建设。研究制定《合规管理体系建设方案》,明确了以强内控、促合规、防风险为目标,建立规范的合规管理组织架构、健全完善的制度体系、完备的合规运行体系和运行顺畅的合规保障体系,并结合重点领域专项合规建设,开展多层级法治合规培训,不断建立健全合规管理体系建设的总体思路。
公司《合规管理办法》明确了党委、董事会和经理层的合规管理职责,逐步建立健全主要负责人领导、合规管理负责人牵头、合规管理综合部门归口、与其他部门分工负责、协同联动、紧密配合的合规管理组织体系。
多位一体促融合,量身打造专属合规篇章
一是制定公司《合规管理办法》《合规行为准则》基本管理制度。经公司党委会前置研究、经理办公会细化落实,并经董事会审批通过,为公司合规管理体系建设奠定了制度基础。
二是公司各部门起草修订涉及“三重一大”事项、财务管控、项目运营、零散资产经营管理、房屋租赁、员工招录退、公务用车、法律事务管理、合同案件管理等领域相关管理制度、办法、实施细则、工作规则及指导性文件共计110余项,适时将外部法律法规、监管规则等合规管理要求嵌入业务管理制度,并明确将合规审核嵌入法律审核流程。
三是在制度更新的基础上,全面梳理公司业务内控合规风险,编制完成《内部控制(合规)管理手册》。优化更新后的手册覆盖公司20类管理职能、101项内控流程,初步形成上下贯通、相互衔接、全面覆盖、务实有用的内控体系,助力企业高效运行。
四是依规开展合规审查、合规咨询、合规风险排查报告等日常合规管理工作。同时将制度、流程、关键控制点和控制措施嵌入OA系统,以信息化方式展现合规管理体系的运行。
深谋全局抓关键,筑牢高质量发展“三道防线”
投资物业管理集团明确合规风险防控“三道防线”。业务事项发起部门或单位是其职责范围内合规风险防控的第一道防线,主要负责防控好本业务领域主要的合规风险。公司法律合规部与各职能部门是合规风险防控的第二道防线,负责开展合规风险控制与合规审查。审计和纪检部门是合规风险防控的第三道防线,其中审计部门负责合规体系监督评价工作,发挥查错纠偏作用;纪检部门负责对职责范围内的违规行为进行处理,必要时协助法律合规部门参与不合规案件的调查与处理。搭建全面的合规体系,能够在企业及其员工的经营管理行为、业务活动、操作流程和外部控制等多方面加以规范,使之符合法律法规、行政监管规定、行业准则和内部规章制度。通过合规管理,可以有效识别风险、评估风险和控制风险。
二、以点带面,全面合规与专项合规齐头并进
一是全面合规与专项合规齐发力,深化重点领域合规。投资物业管理集团在建立全面合规管理体系的基础上,根据企业自身的主业和经营特点,开展重点领域的合规建设。按照公司《合规管理体系建设方案》,2022年率先在公司治理和安全生产领域开展合规建设,通过梳理公司现行制度、外部法律法规、政策文件、风险事件,在公司治理、安全生产两个领域形成《国有企业公司治理指引》《安全生产合规手册》《安全生产合规口袋书》等专项合规管理制度。投资物业管理集团合规管理范围要向劳动用工、采购、租赁招商、数据安全等细分领域延伸。
二是全面合规与专项合规形成动态长期合规。投资物业管理集团根据《安全生产合规义务清单》等合规建设成果,制定适用出租经营、物业服务的《安全环保管理协议书模板》并下发实施,同时根据实际情况持续优化两项清单,进一步细化风险来源、合规要点颗粒度、岗位及业务流程合规重点等内容,并结合适当形式开展相关合规培训。同时,时刻关注外部法律法规、政策文件、自身企业内外发展变化的情况,及时更新内部规章制度、管理文件,将时刻变化的“外规”内化,定期更新全面合规与专项合规义务清单,并及时调整与之对应的风险识别情况、合规审查流程等。
三、有效运转,保证合规管理落地生根
“循规一日易,守制千日难”。目前,合规管理体系的建设仍处于起步发展阶段,企业合规管理体系的关键问题是解决合规管理落地的问题。
一是坚持权责清晰,加强合规管理运行机制。按照“管业务必须管合规”要求,明确业务及职能部门、合规管理部门和监督部门职责,严格落实员工合规责任,对违规行为严肃问责。这就要求合规管理的需求要嵌入到不同层级的岗位职责、不同层级的业务流程中。针对不同的业务,要将合规管理要求嵌入到业务流程中,让合规管理的要求在人员管理和业务开展中,形成网格式的风险锁定及防范作用,杜绝了合规管理与业务开展“两张皮”的情况。
二是探索建立考核评价落地机制,加强监督问责。尝试探索对合规管理体系建设情况及其有效性进行定期考核评价,将考核结果与绩效考核、奖惩激励等挂钩;及时报告和处理合规风险事件,采取有效措施防止损失扩大;建立违规问题整改机制,通过健全规章制度、优化业务流程等,堵塞管理漏洞,提升依法合规经营管理水平;建立监督检查机制,纪检监察机构和审计、巡视巡察、监督追责等部门依据有关规定,在职权范围内对合规要求落实情况进行监督检查,对违规行为进行调查处理,按照规定开展责任追究。
三是大力培育合规文化,提升合规意识,形成主动合规、自觉合规的机制和文化。通过树立合规价值观,将企业的战略规划目标与合规管理工作的推进有机结合,营造合规文化氛围并渗透到合规管理体系的每一个工作环节,工作岗位,推进合规管理体系建设向纵深发展。各部门发挥合规管理相应职责,开展综合性、专业性合规培训,通过常态化的合规培训宣传,引导和规范全体员工严格执行国家法律法规和公司规章制度,强化法治合规意识,进一步规范员工行为。
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