近年来，档案作为认定身份、计算工龄、明确职称等工作凭证的作用越来越凸显，因单位遗失劳动者人事档案引发纠纷甚至诉讼的情况时有发生，不仅给劳动者带来经济损失，同时也给企业带来维稳风险。本文从法务实践中的案例入手，对案件进行总结、分析，并结合案件处理过程中采取的措施提出实务建议，以期能为企业同类案件和解或诉讼提供参考。

        一、案情简介

        王某，于1973年参加工作，2002年至2006年在甲公司（后划为乙公司子公司）工作，2006年王某从甲公司调出时发现其档案丢失。2008年甲公司为王某补办了档案并存放在人才市场，同时出具了《关于王某丢失档案情况的说明》。2009年甲公司注销。2016年王某办理退休时，由于无原始档案，劳动局对其1992年前的视同工龄不予认可，导致其退休金额减少。故王某向法院提起系列诉讼，请求赔偿其经济损失。

        二、诉讼及审判结果

        王某档案丢失案先以养老保险待遇纠纷为案由经过了一审、二审，后案由变更为财产损害赔偿纠纷，又经过了一审、二审、再审，最终判决酌定支付王某经济损失6万元。

        （一）养老保险待遇纠纷诉讼情况。

        2016年，王某以养老保险待遇纠纷为案由向一审法院提起诉讼，请求判令赔偿其各项损失五十余万元。一审法院经审理认为：视同工龄及退休金额的核算属于人力资源与社会保障局的行政职责范畴，王某因档案原件丢失导致视同工龄认定出现问题产生的纠纷不属于人民法院受理民事诉讼的范围，裁定驳回王某的起诉。

        王某不服一审判决，于2017年向二审法院提起上诉，请求撤销一审裁定，依法改判。二审法院经审查认为：王某以档案原件丢失导致视同工龄认定出现问题为由所提争议，不符合《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》中有关劳动争议案件的界定范围，故不符合法律规定的起诉条件，裁定维持一审裁定。

        （二）财产损害赔偿纠纷诉讼情况。

        2018年王某又以财产损害赔偿纠纷为案由向一审法院提起诉讼，请求判令赔偿其经济损失三十余万元。一审判决认为：甲公司对王某的档案丢失存在过错，乙公司作为甲公司的承继主体，应负赔偿责任。乙公司应依据XX区社保局出具的书面测算数据赔偿王某2016年至2018年损失七万余元。王某主张的2019年以后的损失，由于超过XX区社保局测算期间的损失，且国家对2019年的标准尚未明确规定，法院不予支持。

        乙公司认为XX区社保局出具的测算数据不应作为损失认定及赔偿依据，遂向二审法院提起上诉。请求撤销一审判决，改判或发回重审。二审审判认为：甲公司未妥善保管王某的档案造成其档案丢失，应承担相应的赔偿责任。但XX区社保局出具的相应测算数据是在1984年1月至1992年9月能够认定为视同工龄的前提下。视同工龄的认定属于人力资源与社会保障部门的行政职责范围。XX区社保局并未就王某的相应工龄认定为视同工龄，在此情形下，一审法院根据XX区社保局出具的测算数据计算相应损失不当，综合王某工作情况及乙公司与甲公司的关系状况等因素，酌定6万元更为适当。

        王某不服二审判决，向高院申请再审，请求撤销二审判决，维持一审判决。再审审判认为：二审法院判决并无不妥，王某主张申请再审理由因依据不足不成立，驳回王某的再审申请。

        三、案件评析

        本案的争议焦点为是否违反一事不再理原则、乙公司应否赔偿因档案丢失给王某造成的相关损失以及赔偿数额的确定问题。

        （一）本案是否违反一事不再理原则。

        本案中，2016年王某以养老保险待遇纠纷为案由提起诉讼，因不属于劳动争议案件范围被一审法院、二中院裁定驳回起诉。2018年王某又以财产损害纠纷为案由提起诉讼，乙公司答辩认为本案受理违反了一事不再理原则。最终法院审判认为“二次起诉的案由、适用的法律关系不同，不符合一事不再理的情形”。

        虽然从全国现有的判决案例看，对档案丢失诉讼纠纷法院所确立的案由目前并不统一，有的以一般劳动争议案由进行审理，有的按照财产损害赔偿纠纷进行审理。但从本案审理过程及审判结果可知，北京市法院倾向于将档案丢失认定为财产损害纠纷。

        （二）乙公司是否应承担责任。

        本案中，甲公司因保管不当将王某的档案丢失，并出具了《关于王某丢失档案情况的说明》。其中记载，甲公司根据市劳动和社会保障局的相关政策进行了相关资料的补办。乙公司答辩认为王某档案丢失后甲公司及时进行了材料补办并将档案存放在人才市场，按照人才档案接收办法，人才接收了档案视为对档案材料的认可，王某因无档案原件导致视同工龄不被认可是社保局责任。最终法院审判认为“甲公司未妥善保管王某的档案造成其档案丢失，应承担相应的赔偿责任，乙公司作为甲公司的承继单位，应承担赔偿责任”。

        《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》明确指出：“保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。”按照上述规定及本案最终判决可知，对于档案丢失案件，适用的是过错原则，只要单位违反未妥善保管员工档案的义务，对档案丢失存在过错，无论是否积极履行补办义务，均应承担相应责任，但会根据当事人的过错程度和受损情况酌情确定赔偿数额。

        （三）赔偿数额如何确定。

        本案王某以财产损害赔偿纠纷为案由请求判令赔偿其自2016年至2019年损失及之后20年的退休金损失共计三十余万元。一审法院向XX区社保局进行了调查，社保局提供了《王某按1973年至1992年认定视同缴费测算》，一审法院判令乙公司应依据XX区社保局出具的书面测算数据赔偿王某2016年至2018年损失七万余元。对王某主张的2019年以后的损失，由于超过XX区社保局测算期间的损失，且国家对2019年的标准尚未明确规定，未予支持。乙公司答辩认为XX区社保局本身作为影响王某工龄认定的重要一方，其出具的测算文件不应作为乙公司向王某承担赔偿责任的标准及依据。二审法院认为XX区社保局出具的测算数据系在能够认定为视同工龄的前提下，现并未认定为视同工龄，故一审法院根据社保局测算数据计算相应损失不当。综合王某工作情况以及乙公司与甲公司之间的关系状况等因素，认为损失数额酌定为6万元更为适当。高院予以了认可。

        由于现行法律对丢失人事档案并没有规定明确的民事责任，到目前为止只有《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》提到保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。但对赔偿损失数额按什么标准计算未作具体规定。从全国现有的判决案例看，在判决结果上，有的判决认可人事档案丢失对当事人造成的经济和精神损害赔偿，而有的仅认可了当事人对档案丢失所遭受的财产损害。而根据本案审判结果及北京市类似案件，赔偿标准一般不超过6万元。

        四、实务建议

        （一）妥善保管员工档案。

        《企业职工档案管理工作规定》第二条规定：“企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。”档案里包括职工工龄、参加工作时间、工种性质等相关信息的记载，可以说，企业职工人事档案是特定职工在特定阶段的人生缩影，无论是在原单位就职的人员还是被解除劳动合同后另求新职者，在办理社会保险、领取失业保险金、退休后养老待遇发放时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等均需要档案中的记录作为主要依据。档案一旦丢失，势必会给员工带来经济损失，同时给企业带来诉讼风险。因此企业必须妥善保管员工档案，建立员工电子档案，并建立档案管理责任终身制，确保员工档案的全面、完整。如不慎将员工档案丢失，应积极帮助员工补办档案或采取其他措施，将员工损失降到最低。

        （二）及时履行档案转出义务。

        依据《企业职工档案管理工作规定》第十八条“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门”，根据上述规定，企业有及时履行档案转出的义务。实践中发生的许多案例都是档案关系人多年不去查找自己的档案，待需要档案向原单位查询时，发现原单位早已不存在，而自己的档案未被转送也查询不到下落。企业在注销时没有将职工个人档案移交有关部门，致使职工在档案丢失后既无法补办，也找不到责任承担主体。因此一旦出现员工调动、辞职、解除劳动关系等情形，企业应督促员工提供新的档案接收单位或地址，及时将员工档案转交，避免因移交不及时或员工怠于迁出档案造成档案丢失，使企业承担损失或诉讼。

        （三）积极与员工、社保局沟通，力争将员工损失降到最低。

        《关于进一步加强基础管理，规范退休核准工作有关问题的通知》第四条第四款规定“退休核准工作要以职工原始档案记载为准，并根据档案记载、其他佐证材料及相关公示、备案等材料的完整性、连续性、合理性对核准内容做出认定。”按照此通知，退休核准以原始档案记载为准，同时结合其他佐证材料进行认定。实践中，社保局认定视同工龄主要依据原始档案，无原始档案的，视同工龄不予认定。本案中，乙公司积极协助员工与原单位沟通协调，帮助王某查找原始档案材料，证明王某的工作经历。同时多次与社保局沟通，争取社保局对王某视同工龄的认定。通过不懈努力，最后社保局召开疑难问题联审会议，将王某的视同缴费年限由0年变更为10年7个月，减少了王某退休金额几万元的损失。因此一定要积极与员工、社保局沟通，力争将员工损失降到最低。

        （四）查询相关法律法规及案例，精准答辩。

        根据京劳社就发【2001】263号文件第十条规定“职介中心依据本规定第四条、第五条，对档案内容进行审查。档案材料齐全的予以接收，并与委托存档单位或个人签订《委托存档合同书》。对材料不全，不符合档案管理规定的档案，职介中心不予接收。”乙公司根据此文件中对职介中心的审查职责规定，并查阅大量类似案例，特别是北京市法院的相关判例，以甲公司协助王某补齐档案并存放于XX区人才市场为关键点，主张XX区人才接收了档案视为对档案内容齐全进行了审查，XX社保局对视同工龄不予认定是其未有效履行职责，应另行起诉。虽然法院判决未明确XX区社保局是否有相应责任，但未对其测算文件予以认可已表明由公司承担全部责任不符合公平原则。因此，在案件发生后，一定要查询相关法律法规，找到案件关键点，同时结合法院判例，特别是同地区、同法院或上级法院的类似判例，精准答辩，为案件赢取制胜点。

        （五）积极与法院沟通，为以后案件提供借鉴。

        企业改制过程中特别是国有企业几经改制重组，因工作交接或文件移交过程中难免会发生员工档案丢失的情况，且因为档案丢失的影响一般在办理退休时才会意识到或被发现，这时再去查找以前的原始档案已不可能，因此员工会通过诉讼途径寻求利益维护。且此类案件并非个案，极容易形成集体案件。如法院判决企业承担过多历史遗留责任，势必会给企业带来过多历史负担。特别是在企业积极履行了补办档案义务后，法院的判决如超过同类案件标准，一旦形成判例，会使企业在发现员工档案丢失时，不积极进行补救。因为积极补办完档案后，可能产生更严重的赔偿责任，从而带来恶劣的社会效应。因此应积极与法院沟通，表明在协助员工寻找档案过程中采取的积极措施，及愿意承担起企业责任、酌定赔偿员工损失的态度，取得法院的理解。